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Nur mit einer guten Moderation lässt sich die Zusammenarbeit in einem Qualitätszirkel effektiv gestalten, so dass bald Ergebnisse und Lösungen im wahrsten Sinne sichtbar werden. Dafür bedarf es einer guten Struktur und Vorbereitung. Einige didaktische Methoden zur Ideenfindung, Problemlösung und Visualisierung lassen sich sehr gut anwenden.
Ohne eine gute Moderation im Qualitätszirkel geht gar nichts. Sie sorgt für Kontinuität und Ergebnisse der Treffen und ist der Motor der Entwicklung. Die Moderatorin darf hier im Gegensatz zu sonstigen Gepflogenheiten der Moderation eine Meinung haben, Vorgaben machen und so den Erarbeitungsprozess aktiv steuern. Sie regt Lernprozesse an, kennt Methoden der Qualitätsverbesserung und hat Kenntnisse im Projektmanagement. Wünschenswert ist, dass die Moderatorin über Internetzugang, Mailadresse und gute Textverarbeitungskenntnisse verfügt.
Die Anforderungen an Teamarbeit und interaktives Lernen im Hebammenberuf sind gestiegen. Deshalb sind die Kolleginnen gut beraten, im Verbund zu arbeiten. Um zeitsparend zu agieren, erfordert dies eine gemeinsam vereinbarte Struktur. Denn Ergebnisse von Arbeitsgruppen fallen nicht vom Himmel. Zunächst gilt es, alle am Qualitätszirkel mit unterschiedlichen Schwerpunkten teilnehmenden Expertinnen auf einen gemeinsamen Stand zu bringen.
Die spontane Gründung eines Qualitätszirkels entsteht meist aus einem konkreten Anlass. Manchmal geht es um die Veränderung von unerwünschten Zuständen. So sollen schnelle Ergebnisse erzielt werden. Das verlangt allen Mitarbeiterinnen einen erhöhten Arbeitseinsatz ab.
Denn:
„Gedacht ist noch nicht gesagt,
gesagt ist noch nicht gehört,
gehört ist noch nicht verstanden,
verstanden ist noch nicht einverstanden,
einverstanden ist noch nicht angewendet und
angewendet ist noch nicht beibehalten.”Konrad Lorenz, 1903–1989
Die Hebammen sollen ihren „systemischen Blick” auf die Familien erhalten und gleichzeitig förderliche von hemmenden Rahmenbedingungen der guten Versorgung trennen. Dieser Prozess gestaltet sich durch die Art und Weise, wie eine Gruppe von Individualistinnen zusammenarbeitet und sich auf ein gemeinsames Ziel und eine Vision einigt. Das hängt entscheidend vom ersten Treffen ab. Hier wird der Boden für eine fruchtbare Zusammenarbeit bereitet.
Die Vorbereitung ist wichtig, um keine Chancen zu verspielen. Die Moderatorin muss sich die Frage stellen: Werde ich von der Gruppe akzeptiert? Dagegen sprechen könnten unzureichende Neutralität (aus Sicht der teilnehmenden Hebammen), zu wenig Erfahrung, um ein heikles Thema zu moderieren, oder unausgesprochene Konkurrenz. Die Gefahr der fehlenden Akzeptanz kann mit vorbereitenden Gesprächen häufig aufgelöst werden. Im Zweifelsfall sollte die Aufgabe nicht übernommen werden.
Anregende Fragen zu stellen, ist eine der Hauptaufgaben der Qualitätszirkelmoderatorin. Über ein Basiswissen für die Thematik zu verfügen, ist die Voraussetzung dafür. Das Ziel der Treffen sollte im Vorfeld bekannt sein. Folgende Fragen sind vorab eine Hilfe:
Je nachdem, kann das Vorgehen alternativ gewählt werden. Es geht dabei nicht um richtig oder falsch, sondern darum, dass nur dann Resultate erzielt werden können, wenn alle im gleichen Boot sitzen. Daher kann es sinnvoll sein, sehr viel Zeit fürs Kennenlernen in der Gruppe einzuplanen und zunächst nicht inhaltlich zu arbeiten. Einen Vorschlag für Spielregeln zu präsentieren, gibt Sicherheit und Diskussionsstoff für die Motive der Teilnehmerinnen.
Die Treffen sollten immer nach demselben Muster ablaufen. Das erleichtert allen Beteiligten die Arbeit, führt zu disziplinierten Diskussionen, strafft den Ablauf und ermöglicht tragfähige Ergebnisse. Zudem fühlen sich alle in ihren Rollen sicherer.
Der Einstieg:
Die Themen sammeln:
Das Thema auswählen:
• Erstellen eines Ideen- oder Themenspeichers, der auf dem Flipchart vorläufig festgehalten wird
• Formulierung einer zielorientierten Fragestellung
• Wahl der persönlichen Prioritäten und Präferenzen
• Themen mittels Punkten gewichten lassen.
Das Thema bearbeiten:
Entsprechend der vorher festgelegten Rangordnung werden die Themen mit Zielsetzung angepackt.
Die Maßnahmen planen:
Der Abschluss mit Fragen für die Teilnehmerinnen:
Eine solche Evaluationsrunde kann auch zu einem früheren Zeitpunkt nötig werden. Meist dann, wenn Hebammen Unzufriedenheit äußern, die inhaltliche Arbeit ins Stocken gerät oder die Arbeit länger unterbrochen war.
Die Qualitätszirkelmoderatorin optimiert die Kommunikation und den Austausch, fördert eine ergebnisorientierte Zusammenarbeit und sorgt damit für eine produktive Arbeitsatmosphäre. Sie plant und strukturiert Abläufe, formuliert konkrete Diskussionsinhalte und Gruppenziele, vermittelt in kritischen Situationen und motiviert alle Beteiligten zu konstruktiven Beiträgen. Die Teilnehmerinnen erfahren, dass nicht die Machtposition der Wissenden gefragt ist, wie etwa bei Referaten, Vorträgen oder im Frontalunterricht. Vielmehr erleben sie eine Dienstleistungshaltung, die die Kolleginnen in ihrer Selbstorganisation und bei Lernprozessen unterstützt. Verschiedene Moderationsmethoden dienen dieser Haltung:
Zu Beginn eines Arbeitsprozesses legt die Gruppe die Zielqualitäten fest: Sie identifiziert die Zielgruppen, schätzt die Akzeptanz bei ihr ein und definiert Handlungsziele. Dabei hat die Moderatorin Nachfolgendes im Blick: „Mittel sind keine Ziele”. Hier kann sie auch das SMART-Modell einsetzten (siehe DHZ 1/2014 S. 42). Als Visualisierungshilfe leisten Skalen von 1 bis 10 gute Dienste.
Der Zyklus zum Lösen von Problemen ist im Prinzip ein Denkmodell, das in der Hebammenarbeit oder in anderen medizinischen Fachberufen mehr oder weniger systematisch angewendet wird. Er ist mit dem PDCA-Zyklus eng verwandt (siehe Abbildung 1).
Bei einem Brainstorming gibt es nur zwei Grundregeln, die Sie beherzigen sollten:
Visualisieren Sie alle Beiträge so schnell und so deutlich wie Sie können, das hilft den Kolleginnen kreativ zu bleiben. Beenden Sie den Ideensturm nach circa zehn Minuten.
Eine gern genutzte Kreativmethode, um in 15 Minuten zu 108 Ideen zu gelangen. Es braucht eine gute Fragestellung, sechs Kolleginnen und los geht’s:
Schritt 1: Jede erhält ein vorbereitetes Arbeitsblatt. Das Arbeitsblatt enthält oben die Fragestellung sowie die Felder für die Ideen. Es besteht aus sechs Zeilen zu je drei Spalten.
Schritt 2: Je nach Schwierigkeitsgrad der Frage legt die Moderatorin eine Zeitspanne für die Weitergabe der Arbeitsblätter fest (zum Beispiel fünf Minuten).
Schritt 3: Jede der sechs Teilnehmerinnen verfasst drei Ideen und trägt diese in die Felder der ersten Zeile ein.
Schritt 4: Nach Ablauf der Zeitspanne werden die Arbeitsblätter im Uhrzeigersinn weitergegeben.
Schritt 5: Jede Teilnehmerin soll nun versuchen, die bereits genannten Ideen aufzugreifen, zu ergänzen oder weiterzuentwickeln. Ihre drei neuen Ideen trägt sie in die nächste freie Zeile ein.
Schritt 6: Nun wird der Weitergabezyklus wiederholt bis zur letzten Zeile des Arbeitsblattes.
Auch Gruppen, die sich nicht so gut kennen, kommen gut damit zurecht und es entstehen erstaunliche Ergebnisse. Besonders wichtig ist es, die Ausgangsfrage sehr präzise zu formulieren.
Mit Hilfe eines Baumdiagramms kann ein Thema in einzelne Punkte gegliedert werden. Häufig wird es auch benutzt, um Maßnahmen und Mittel zur Erreichung eines Zieles zu erarbeiten. Das behandelte Thema oder Ziel wird in einem Baumdiagramm in verschiedenen Ebenen untersucht, wobei die Genauigkeit von Ebene zu Ebene zunimmt. Durch die Zerlegung eines Themas in seine Einzelelemente kann das Baumdiagramm auch komplizierte Zusammenhänge verdeutlichen. Das Thema kann frei gewählt oder ein Ergebnis von vorher eingesetzten Werkzeugen sein. Das Thema wird als Fragestellung oder als zu erreichendes Ziel in einem Satz formuliert, auf eine Karte geschrieben und deutlich sichtbar an eine Tafel oder Pinnwand angeheftet.
Sind alle Karten angeheftet, überprüft das Team das Baumdiagramm noch einmal auf Vollständigkeit und logische Richtigkeit und verbessert es gegebenenfalls. Ist die Kontrolle abgeschlossen, werden zur Verdeutlichung Verbindungslinien zwischen den Karten eingezeichnet. Abschließend kann eine Bewertung vorgenommen werden, indem beispielsweise Klebepunkte an die wichtigsten Maßnahmen geheftet werden.
Das Ishikawa-Diagramm stammt von Ishikawa Kaoru (1915–1989), einem japanischen Chemiker, der zahlreiche Qualitätswerkzeuge entwickelte (siehe Abbildung 2). Es heißt auch Fischgrätendiagramm und ist eine einfache Technik zur Analyse von Problemen und deren Ursachen. Die möglichen und bekannten Ursachen (Einflüsse), die zu einer bestimmten Wirkung (Problem) führen, werden in Haupt- und Nebenursachen zerlegt und in einer übersichtlichen Gesamtbetrachtung grafisch strukturiert.
Auf diese Weise können negative Einflüsse identifiziert und mit Hilfe eines Diagramms in Abhängigkeit zur Ursache dargestellt werden. Um die Fehlerursachen zu strukturieren, werden Oberbegriffe dafür bestimmt, die als „Gräten des Fisches” dienen. Hier haben sich die Kategorien Mensch, Mitwelt oder Milieu, Management, Methoden, Mittel, Material oder Maschinen sowie Messung bewährt, da diese in der Regel alle Fehler bedingen.
Wählen Sie einige zutreffende Kategorien aus und suchen Sie mit Hilfe des Brainstormings weitere Teilaspekte der Fehlerursachen. Tragen Sie diese in das Diagramm als Verzweigungen ein.
Die Moderatorin sollte sich viel Zeit während der Zirkeltreffen für die Visualisierung von Moderationsergebnissen nehmen. Üben Sie immer wieder das Denken und Aufzeichnen der Ergebnisse in vier Schritten:
Haben Sie Ihr Ziel schon im ersten Durchgang erreicht, wählen Sie die nächste Qualitätsmaßnahme, die Sie einführen wollen. Gehen Sie dabei wieder nach dem PDCA-Zyklus vor.
Die QM-Moderatorin muss zahlreiche miteinander verknüpfte und in Wechselwirkung stehende Prozesse erkennen. Oft bildet das Ergebnis des einen Prozesses die direkte Eingabe für den nächsten.
Prozessabläufe können im Fließtext, bildhaft oder als Flussdiagramm abgebildet werden. Die Darstellung sollte in jedem Fall einheitlich aufgebaut sein. Eine vollständige Prozessdokumentation enthält folgende Informationen:
Die ISO 9001:2008 definiert wie folgt: „Ein Prozess ist ein Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt”. Ein praktisches Beispiel: Wenn eine Frau sich bei einer Hebamme zum Kurs anmelden möchte, läuft ein „Prozess” ab. Sie erhält Infomaterial und Anmeldung, die Hebamme dokumentiert und erfragt Daten von der Frau. Außerdem verbindet sie mit dem Anmeldevorgang ein Qualitätsziel:„Lückenlose Erfassung aller Daten der Frau”.
Ziel und Zweck der Prozessbeschreibung ist die verbindliche Abbildung der inhaltlichen Struktur aller wichtigen Abläufe mit Wechselbeziehungen im QM-Handbuch. Alle Prozessbeschreibungen des QM-Systems haben damit einen einheitlichen Aufbau.
Machen Sie sich zunächst klar, welche Prozesse für Ihre Arbeit wichtig sind:
Für diese erste Übersicht eignet sich als Methode das Brainstorming oder ein Baumdiagramm. Im Anschluss haben Sie schon eine Übersicht Ihrer Prozesse und wissen, welche Formulare Ihnen das Leben erleichtern würden.
Qualitätszirkelmoderation ist eine Chance. Denn QM erschließt sich erst durch das praktische Tun und die schrittweise Weiterentwicklung über einen langen Zeitraum. Das führt zu Erfolgserlebnissen in der Gemeinschaft eines Zirkels.
Wenn auch die Finanzierung der Bemühungen der Moderatorin auf dem Wohlwollen und Geldbeutel der teilnehmenden Kolleginnen beruht, ist es eine bereichernde Arbeit. In manchen Bundesländern mit etablierter Qualitätszirkelstruktur wie Niedersachsen, zahlt jede teilnehmende Kollegin 12,50 Euro pro Treffen an die Moderatorin.
Pro Treffen braucht es ungefähr drei Stunden Vorbereitung, zwei Stunden dauert in der Regel ein QZ-Treffen und zwei Stunden braucht es für die Nachbereitung. Die Fortbildung der Moderatorin ist dabei nicht eingerechnet (siehe www.qualitätimwochenbett.de).
Der Hebammenverband Niedersachsen bietet eine fundierte Moderatorinnenausbildung an. Diese umfasst sechs Schulungstage und etwa 40 Stunden Eigenarbeit. Über das Seminarangebot des Abrechnungsdienstleisters HebRech kann ein Einstieg mit zwei Fortbildungstagen zur Qualitätszirkelarbeit erfolgen (www.HebRech.de/seminare/qualitaet).
Geeignete Räumlichkeiten für das Treffen eines Zirkels finden sich meist im nächsten Geburtshaus oder in der Klinik, die gerne die Räume zur Verfügung stellen; dort sind in der Regel auch die Arbeitsmaterialien vorhanden. Die Innerbetriebliche Fort- und Weiterbildung (IBF) einer Klink stellt in der Regel Flipchart, Moderatorenkoffer oder sogar Beamer zur Verfügung. Moderatorinnen sollten mit ihrem Hebammenlandesverband klären, in welcher Form sie die Teilnahmebescheinigung ausstellen können und wie viele Stunden den Teilnehmerinnen auf die Fortbildungspflicht angerechnet werden.
BZgA (Hrsg.): Forschung und Praxis der Gesundheitsförderung. Bd.26. Qualitätszirkel in der Gesundheitsförderung und Prävention.www.bzga.de. Köln. (letzter Zugriff: 26.11.2013) (2005)
Wolf, C.; Genz, H.: (Hrsg.): Projektmanagement, eine Einführung. Kostenlose Schriftenreihe der BGW RGM 10. Hamburg. 4/2011 www.bgw-online.de (letzter Zugriff: 26.11.2013) (2011)
Genz, H.: (Hrsg.) Qualitäts-und Gesundheitszirkel-moderation. Kostenlose Schriftenreihe der BGW. Hamburg. 2/2006 www.bgw-online.de (letzter Zugriff: 26.11.2013) (2006)
